「仕事ができる人の特徴は？」「どうやったら仕事を効率的に進められるの？」自分の仕事のスピードが周囲よりも遅いと感じている人には上記のような疑問があるかと思います。
そこで今回は、仕事を効率よく進めるための方法や、仕事ができる人の特徴をご紹介します。
仕事の効率化が必要な理由とは
近年、働き方改革の推進によって残業時間の削減が求められています。今まで以上に業務時間の短縮が求められ、同じ時間で生産性を上げるためには仕事の効率化が必須です。また、単純に仕事の効率化を図り仕事を早く進めることは自分の仕事を評価してもらえるきっかけにもなります。
それでは、仕事を効率よく進めるにはどうしたらよいのか、仕事ができる人はどのように仕事を進めているのかについて、みていきましょう。仕事ができる人は能力が高いということもあるかもしれませんが、実は当たり前だけど面倒で省いてしまいがちな作業をコツコツと積み上げているのです。では、その当たり前だけど面倒なことはどういうことなのか、以下で詳しく解説していきます。
仕事の効率化によって得られるメリットとは
自分への評価が上がる
仕事の効率化によって得られるメリットのひとつは自分の評価が高くなることです。例えば、納期ギリギリに納品物を出されるよりも、納期より早く出してもらえたほうがクライアントからの評価は高くなります。これはメールのやり取りでも同じことが言えます。外部との方とやりとりをする場合、返信の早い人は非常に評価が高く、クライアントからの信頼を得やすくなります。
ここで重要なのが、120%のクオリティの資料を期限が過ぎて提出するより、70%のクオリティで期限よりも早く提出したほうが評価は高いというところです。どんなにクオリティが高くても期限が過ぎてしまっては上司や同僚の信頼を得ることはできません。
仕事を効率化して自動化できる作業は自動化し、周りの手助けができるくらいの余裕があると頼られる存在になれます。仕事を効率よくこなせるようになれば、それだけ生産性も高まり1日にこなせる仕事量が増えます。すると、いろいろな仕事を振ってもらえるようになり、経験値もどんどん増えていきます。
余った時間を他のことに使える
早く仕事が終われば、余った時間を自分のスキルを高める時間として使うことができるようになります。プログラミングやWebデザインなど新たなスキルを身につける時間を確保することができます。新たなスキルを身につけることができれば、副業で自分のスキルを試すことも可能です。
スキルを獲得し副業につなげることで、会社以外の収入源ができ収入アップも見込めます。実際、最近は仕事を早く終わらせる、もしくは出勤前の時間を副業に充てて、多くの収入を得ている人が増えています。
スキルを身につけるために学習を始めたり、副業を始めてみたりなど仕事以外で新しいことを始めるのは、ストレス発散にもつながるのでおすすめです。また、終業後はリフレッシュして次の仕事に備えるのも良いでしょう。毎日、リフレッシュできる時間を取ることで頭が整理され、翌日の作業効率も上がるのでおすすめです。
仕事を始める前に意識すべきポイント
仕事の効率化をする場合、まずは仕事に対する考え方と取り組み方を整理しておく必要があります。ここでは、仕事を始める前に意識しておくべきポイントを解説します。
期限とアウトプットのイメージを確認する
仕事を始める前に、まずは与えられた仕事の期限の確認が重要です。
期限によっては、今の作業量では厳しい場合があるため、先に相談しましょう。また、合わせて自分の中でも期限を設定するのもおすすめです。「納期までに終わらせる」のではなく、1日前に納品するなど自分で締め切りを決めておくことでダラダラと仕事することを防ぐことができます。また、終業後に予定を入れておくのもおすすめです。「絶対に定時で帰るぞ」という意識を働かせることで、作業効率を上げることができます。
他には、最終的なアウトプットの認識を事前に確認することが大切です。クライアントと完成形のイメージが共有できていないまま作業を進めてしまうと、納期ギリギリで修正をしなくてはならなくなります。完成形のイメージを共有できていても、作業を進めるうちに方向がブレてしまうことがあります。そのため、進捗状況を細目に連絡し、すり合わせの作業を行うのをおすすめします。クライアントも進捗状況を把握でき、完成形のイメージもできるので信用が高まります。
何のためにやる作業かを理解する
単純な作業であっても、後々どのような作業に使用されるのかを確認しておくことがおすすめです。のちの作業を理解しておくことで気付けるポイントも多くあります。誰が何をいつまでにその仕事をするのかを把握しておくことで、作業の計画を立てやすくなります。仕事が早い人の特徴はスピードがあるのではなく、段取りにあります。自分よりも前の仕事の内容を把握しておくことで作業の計画が練ることができます。
そして、自分の後に仕事をする人のことを考えて仕事を進めれば、戻しの頻度も抑えることができます。何度も仕事をやり直しさせられるのは自分の仕事もたまりますし、後の人の仕事にも影響を及ぼします。
仕事の全体像をつかむためのおすすめの方法はフローチャートを作ることです。フローチャートを作ることによって仕事の全体像や流れが見える化されます。自分の仕事は誰とつながっているのか把握できるようになり、仕事を効率よく進めるための手助けになりますので、ぜひフローチャートを作ってみてください。
完成までに必要なタスクを洗い出す
作業を細分化して、完成するまでに必要なタスクを洗い出しToDoリストを作成すると仕事の効率が良くなります。自分のやらなければならない仕事を見える化することで、頭の中が整理されやるべきことに集中することができます。また、それぞれのタスクが今の知識で達成できるのか、できない場合はどうすればできるかを確認しましょう。
自分の知識では達成できないタスクがあることがわかるだけでも、対策を練る時間を確保できます。自分の知識やスキルでは対応できないタスクは、人に任せてしまうのもひとつの手です。自分ひとりだけで解決しようとせず、周りのひとに頼るのも仕事の効率をあげるために必要な手段です。
最終的なスケジュールを立てる
洗い出した細かいタスクに対して、何をいつまでにこなしていれば、最終的に期限に間に合うかの計算をしましょう。人間は自分の能力を甘く見積もる性質があることがわかっていますので、期限よりも早めの締め切りを自分の中で決めておくことをおすすめします。
また、ここで期限に間に合わない場合には、明確な理由とともに相談をしましょう。特にここで理由もなく相談をするとトラブルの原因ともなるため、明確な根拠が必要です。例えば、上述したように自分の知識では対応できないタスクだったことを伝える、クライアントとイメージ共有が上手くいっておらず制作が遅れてしまっているなどです。理由をはっきり伝えることで期限の延長をしてくれたり、もしくは上司が対策を練ってくれるかもしれません。
仕事に着手したら意識すべきポイント
仕事に着手した後にも意識するべきことはたくさんあります。1つ1つをしっかりと頭に入れて、効率的に仕事を進めていきましょう。
作業の優先順位をつける
仕事に着手したら意識しておくべき最初のポイントは作業の優先順位をつけることです。一つの作業だけではなく、複数の作業をこなしているケースは多くあります。そんなときに、期限が近く重要度の高い作業を把握しておくことで、優先順位をつけることができます。
優先順位をつけずに仕事を始めると行き当たりばったりにしか仕事を進めることができず、生産性を落としてしまいます。仕事に優先順位をつけて、ひとつずつ順番にこなしていくことで着実に仕事を終わらせることができます。
一番よくない仕事の進め方が2つ以上の業務を同時に進めることです。仕事ができる人は同時に色々な作業をこなしているように見えますが実は反対で、ひとつの業務に集中して仕事を終わらせることに注力しています。色々な仕事に手をつけて何も仕事が終わっていない人よりも、ひとつの仕事を毎日終わらせている人の方が着実に仕事が進んでいます。業務に優先順位をつけて、ひとつずつタスクをクリアしていくことを心がけましょう。
また、重要度の高い仕事は朝一に取り組むことをおすすめします。起床後3時間の間は一番脳が効率よく働く時間とされていて、作業効率があがりクリエイティブな発想も浮かびやすくなるからです。そのため、朝出勤したらすぐに仕事を進められるように、前日に準備をしておくと良いでしょう。
進捗にズレがないか確認しながら進める
ある程度仕事が進んできたら、一度作業を止めて当初のスケジュール通りに作業が進んでいるかを確認します。もし何らかの理由で進んでいない場合はすぐにリプランを行い、上司に報告をしましょう。仕事が遅い人の特徴として、何か問題が起きたときに自分の力だけで解決しようとする傾向があります。
作業に遅れが出ているときは迷わず上司に相談しましょう。イレギュラーな問題が発生して仕事に遅れが出てしまう場合は、問題が発生した時のことを想定する必要があります。その想定した問題を解決する方法をあらかじめ考えておき、できれば自分用にマニュアル化しておくことが理想的です。
この対応策は偶然性プランニングと呼ばれていて、偶然性プランニングを作成しておくことで生産性の低下を防げることができると研究でわかっています。科学的に証明されている対策方法ですのでぜひ試してみてください。
自動化などによって効率化できるかを考える
単純な作業の場合、マクロやGAS（Google Apps Script）によって効率化できないかを考えることも重要です。
ここで効率化をすることで、今後、同じ作業をする際の作業時間の短縮になります。Excel、Word、メールなどの簡単な作業はマクロを使用して自動化してみましょう。自分で試して自動化がうまく行った場合は、チームにも共有することで全体の作業効率化に貢献でき、自分の評価にも繋がります。
また、最近はビジネスツールが多く提供されているので、それらを利用してみるのも一つの手です。会議はZoomを使用して行う、メールはChatworkやSlackに置き換える、移動中に資料の確認ができるようにOfficeアプリをスマホにダウンロードしておくなど、取り入れられるIT系ツールはどんどん試して、仕事の効率化を図りましょう。
仕事の効率化をして自分を高めていこう
この記事では、仕事を効率化する方法と仕事ができる人が普段どのように仕事を進めているのかをご紹介してきました。まとめると、仕事を効率化するのに重要なポイントは以下の5点でした。
・アウトプットの最終イメージをすり合わせる。
・仕事の全体像を見える化する。
・仕事を細分化し、優先順位をつける。
・自分の力だけでは達成できないタスクは、周りのひとに頼る。
・自動化できる業務は自動化する。
仕事は常に先を考えて先回りをしながら進めることで、自分も楽ができるだけでなく、周りの業務も円滑に進みます。ここでご紹介した仕事の効率化の方法を、ぜひ仕事で実践してみましょう。
読み込み中...
