部下とのコミュニケーションの取り方を完全ガイド！【苦手な人必見】上司のあるべき姿とは

部下とのコミュニケーション不足に悩んでいませんか？
職場でコミュニケーションが取れないと、業務にも支障が生じやすいため注意してください。
ひょっとすると、上司であるあなたのコミュニケーション不足が原因で、職場の雰囲気が悪くなっているのかもしれません。
そこで今回は、部下とのコミュニケーションを深めるメリットや、コミュニケーションの取り方について分かりやすく解説します。
職場でコミュニケーションを取るのが苦手なら、ぜひ参考にしてください。

部下とのコミュニケーション不足を解消するメリット

部下とのコミュニケーション不足を解消すると、部下や職場、上司であるあなたに以下のようなメリットがあります。
多くの職場で共通する5つのメリットを見ていきましょう。

会社全体の目標が定まる

部下と豊かなコミュニケーションを築くことは、部下の仕事に対する意欲の増幅、モチベーションアップにつながります。
目標遂行を目指して業務が回転するようになると、目標達成率や生産性が上がるため、会社全体の目標も定まりやすくなるでしょう。
チームや企業がステップアップしていくためにも、上司・部下間のコミュニケーションは欠かせません。

離職率の低下につながる

豊かなコミュニケーションが飛び交う職場は、生産性向上など業務面のメリットだけでなく、居心地の良さが生まれます。
安定して業務に集中できるような職場は部下の離職率を下げ、継続就業率を高められるでしょう。
また、年月をかけて部下を育成できると、チームや会社と同じ志を持った次世代のリーダーが生まれます。
ひとつのコミュニケーションから、屈強な組織づくりを目指せるでしょう。

部下の成長につながる

コミュニケーションとは、ただ会話を増やすことだけではありません。
褒める・叱る・聞く・理解するなど、状況に応じて適切なコミュニケーションを図ることで、部下自身の考える力や問題解決力は向上します。
上司とのコミュニケーションにより、部下自身が思考・感情・行動のコントロールができるようになることは、すなわち部下の成長を意味します。
また、スキル・メンタルともに成長が見られると業務を効率良くこなせるようになるだけでなく、周囲にも良い影響を与えられるでしょう。
リーダーシップを発揮する有能な部下を育成するためにも、部下の成長を促すコミュニケーションが重要です。

部下のサポートがしやすくなる

コミュニケーションが深まると部下と確かな信頼関係を築けるため、部下のサポートがしやすくなります。
部下の小さな変化や悩みのサインに気付いた際は、上司自ら声をかけることでトラブルを未然に防げるケースもあるでしょう。
また、部下を思いやる気持ちが強まるため、業務の失敗を部下のせいにしないなど、部下のサポートを通じて上司としてのステップアップも期待できます。

部下から悩みや問題を相談してくれるようになる

信頼関係が深まるほど、部下から自発的に悩みや問題を打ち明けてくれるようになります。
相談がしやすい上司ほど、部下にとって心強いものはありません。
業務における報連相だけでなく、職場全般に関する報連相が飛び交うようになるため、風通しが良く結束力の高い職場づくりができるでしょう。

部下とのコミュニケーションの取り方

では、部下と円滑なコミュニケーションを取っていくにはどうすれば良いのでしょうか？
以下では、部下とのコミュニケーションを深める具体的な方法をまとめました。

部下が気軽に接しやすい環境をつくる

部下とのコミュニケーションを取るうえで、まず意識しなければいけないことは、上司・部下の間に存在する上下関係。
あなたが気軽に接しているつもりでも、部下にとっては「なんとなく話しかけづらい」「話を聞いてもらえるか不安」「手を止めさせるのが申し訳ない」などさまざまな不安要素が考えられます。
積極的にコミュニケーションを図る場合、役職や立場の壁を感じさせないよう気軽に接しやすい環境を上司自らつくっていきましょう。
具体的には、部下から話を切り出された際、以下のようなポイントを意識することが有効です。

・作業している手を止める
・姿勢を変え、視線と体を部下に向ける
・自分の意見は伏せ、聞くことに徹する（傾聴する）
・聞き終わった後、話してくれたことによる感謝を伝える

少ない時間でも、なるべく毎日部下との時間をつくる

ミーティングなど複数人で行う会議のほか、短時間でも部下ひとりひとりと向き合う時間をつくりましょう。
時間は個別で5分～など、どんなに短くても「必ず毎日つくる」ことが重要です。
上司が部下を気にかけている、きちんと見ている（評価している）という環境を、身をもって伝えましょう。
就業前や就業後、休憩時間などの空いた時間に声をかけるコミュニケーションも有効ですが、全員と会話を交える余裕がなければ、職場で1on1ミーティング （※）を導入してみるのもおすすめです。

※1on1ミーティングとは、上司・部下が1対1で行う短時間の個人面談をいい、ミーティング時間や頻度は企業によって異なります。

部下のスケジュールやタスクを把握する

部下のスケジュールやタスクを把握できると、空き時間に個人面談や雑談がしやすく、コミュニケーションの頻度を上げられます。
同時に上司のスケジュールも共有しておくと、部下としても相談を持ちかけやすくなるでしょう。
また、上司・部下間のスケジュールやタスクの共有は、業務の報連相を円滑に行うためにも有効です。業務に関する連絡を通じて体調やメンタルヘルスを気遣うなど、コミュニケーションの幅を広げるきっかけにもなるでしょう。

信頼される上司になるために避けるべき5つのこと

部下とのコミュニケーションを取ろうとしても、上司自身が嫌われやすい態度を取ってしまっては本末転倒です。
信頼される上司になるためにも、嫌われやすい上司の5つの特徴について見ていきましょう。

社内や人前で平気で怒る人

ミスやトラブルの原因が部下にあったとしても、頭ごなしに部下の行動や判断を否定するような怒り方は得策とは言えません。
特に、社内や人前で叱ることに抵抗がない方は注意が必要です。
どんなに正しいことを言っていても、部下にとってはプライドや自尊心を傷つけられたショックのほうが大きく、肝心な内容が伝わっていない可能性があります。
同じ失敗を繰り返さないよう部下自身の成長を促すためにも、説教を行う際はできるだけ周囲に人がいないことを確認し、部下のメンタルを傷つけないようにしましょう。

自分のミスを認めず、他人のせいにする

自分がいつも正しいと思っている場合、気付かないうちに嫌われている可能性があるため注意してください。
ミスがあった際にまず部下や他人を疑うという姿勢は、周囲から見て尊敬に値するものではありません。
特に、自分のミスが発覚した際は、役職や立場にかかわらず、ミスを認めて謝る姿勢が重要です。
コミュニケーションを図るうえでは、上下関係の壁以上に、人間として尊敬できるかどうかが深くかかわっていることを念頭に置いておきましょう。

相手によって態度をころころ変える

相手によって態度に変化があるような上司も、部下から見れば尊敬や信頼に値するものではありません。
人間である以上、性格の不一致などは避けることはできませんが、上司としてコミュニケーションを図っていくなら可能なかぎり全員に平等に接する姿勢が大切です。
陰口や噂話を控えるのはもちろんのこと、八方美人にならないよう注意しましょう。

顧客を大切にしないため責任感がない

大切に接するべき顧客に適当な態度を取る上司は、部下から「適当な仕事をする人」に見えている可能性があります。
仕事に対する情熱や向上心を見出すことも難しいため、結果として「責任感がない上司」と思われることも。
責任感のなさは、頼りがいのなさにもつながるため注意しましょう。

口を開けばネガティブな発言をする

ストレスから出る怒りの言葉や愚痴、失敗を煽るようなネガティブな発言は、周囲に負の印象を与えます。
やる気を削ぐような発言ばかりする上司よりも、部下のモチベーションを高める発言ができる上司を目指しましょう。

まとめ

部下とのコミュニケーション不足を解消して得られるメリット、コミュニケーションの取り方について解説しました。
部下とのコミュニケーションを深められると、職場の風通しが良くなり仕事環境を大幅に改善できる可能性があります。
会社やチーム、部下の成長にもつながるため、上司としては積極的に部下とコミュニケーションを築いていきたいものです。
上手くコミュニケーションが取れない、そもそもコミュニケーションを取るのが苦手…という方は、今回ご紹介した方法を参考に部下との距離を縮めてみましょう。
会社・業務で役立つコミュニケーションスキルを磨きたいという方は、この機会に専門機関で知識を学んでみるのもおすすめです。