コミュニケーションを効果的に取る方法を解説！職場で上手に話をする会話術とは

上司と部下、同僚問わず、企業で働く上でコミュニケーションを取ることは必要不可欠です。しかし、コミュニケーションを取ることに苦手意識がある場合、どのように話をすればいいのかわからないと感じたことはありませんか？コミュニケーションを上手に取るためには、会話術を取り入れるだけでなく、会話がしやすくなる環境を作ることも重要です。ここでは、コミュニケーションの具体的な取り方と重要性、コミュニケーションを取る際のポイントについて解説します。

コミュニケーションを取るとは

「コミュニケーションを取る」という言葉は、本来は以下の2つの意味を持っています。

 

・お互いの考えを伝え合うためにやり取りすること

・相手が考えていることをわかろうとすること

 

お互いの思考や感情、意思、価値観などを言葉で伝え合い、お互いにわかり合おうとすることがコミュニケーションの大きな意味です。また、違う考えを持つ相手と、互いに理解しようとすることもコミュニケーションの意味に含まれます。

 

日本語に訳した場合、以下の言葉がコミュニケーションの意味に該当します。

 

・意思の疎通を図る

・言葉のキャッチボールを図る

・意見のやり取りを図る

・交流を図る

・互いに理解しようと努める

 

言葉だけでなく、表情や声色、身振り手振りのジェスチャーなどもコミュニケーションが成立させる手段の1つです。

仕事でも役立つ！コミュニケーションが苦手な人でもできる会話術とは？

初対面や面識が少ない方と上手く会話ができない場合、コミュニケーションを取るのが苦手と感じることでしょう。コミュニケーションに対して苦手意識があると、仕事だけでなく、プライベートの人間関係にも影響することも少なくありません。そこで、コミュニケーションの苦手意識を克服できる、以下の会話術を積極的に取り入れましょう。

相手とミラーリングをする

ミラーリングとは、警戒心を取り除いて相手と信頼関係を築くことができる、心理学に基づいたコミュニケーション技法です。お互いの共通点と、相手がする動作や姿勢を鏡写しのように合わせる、という2つの要素が「類似性による親近効果」を生み、コミュニケーションに良い効果をもたらします。

 

出身地や部活動、趣味などの共通の話題があると、すぐに打ち解けられるのは、共通点がある人に親しみを感じやすくなる傾向があるためです。初対面の人に「他人ではない」と感じさせるには、共通点を見つけやすい、出身地や趣味などの話題を持ちかけるといいでしょう。

 

同じ動作でいうと、仲が良い人と会話をしていると、無意識に相手と同じ動作をする傾向があります。たとえば、話をする姿勢や手の組み方、話し方の口調が、無意識の内に相手と同じになっているのです。初対面の人と会話をする際は、同じ動作をさりげなく取り入れてみましょう。

 

このように、信頼関係を築いていない初対面の人とは、ミラーリングの要素を活用して、信頼関係が築かれている状況を意図的に作ることがポイントです。

仕事に関連する話題を準備する

同じ仕事をしている社内のコミュニケーションでは、仕事内容が共通の話題になります。仕事に関連する話題をあらかじめ用意しておくと、面識のない社員でもスムーズにコミュニケーションを取ることができるでしょう。

積極的に自己開示をする

仕事に関連する話題でコミュニケーションが取れるようになったら、次は自己開示をして距離を縮めましょう。出身地や趣味、家族やペットなど、自分自身のことを会話に盛り込むと効果的です。その中で相手との共通点が見つかると、よりコミュニケーションが取れるようになります。

また、自己開示をするほかに、相手に同様の質問をすることも効果的です。

長所を褒める・意見に肯定する

相手の良いところを探すことを習慣にすると、相手に好感を持つことができ、コミュニケーションも取りやすくなります。相手の長所を見つけたら、褒める・感謝することを言葉で表現しましょう。また、言葉をかける際は、良い行為に対して「ありがとう」とストレートに表現すると効果的です。

 

人は褒められると自己重要感（価値のある存在と認められたい心理欲求のこと）が満たされ、褒めてくれた相手に心を開く傾向にあります。お互いに好印象を持つことに繋がり、コミュニケーションが取れる上に、信頼関係を築く効果が期待できるでしょう。

相手の話をしっかり聴く

コミュニケーションを取るためには、自分から話すだけではなく、相手の話を聴くことも重要です。人は誰しも「話を聴いてほしい」という欲求を持っており、話を聴いてくれる人に安心感を持ちます。

しかし、人の話を聴いているつもりでも、聴けていないことが珍しくありません。人の話を聴くには「傾聴力を高める」ことが重要です。

 

傾聴力を高めるポイントは、次の3つがあります。

 

・相手を重要な人物と認識し、相手に敬意を払う

相手に敬意を払うには、上司、部下などの先入観を持たずに話を聴くことが大切です。特に、部下という先入観を持つ上司は、部下の話に耳を傾けないケースも珍しくありません。先入観を持たずに話を聴いた場合、若者ならではの新たな視点が業務に良い効果をもたらすこともあり得るでしょう。

 

・相手の話を否定せずに肯定する

「でも・だって」など、相手の考えを否定する言葉は避けることが大切です。否定されると話をする気がなくなる上に、コミュニケーションが途絶えてしまいます。もしも反対の意見を言いたい場合は、相手の話を聴き終えてから伝えることがポイントです。

 

・相手の話に興味・関心を持つ

興味と関心を持って相手の話を聴くと、相槌を打ったり、身を乗り出して聴いたりという行動が自然に出るものです。しかし、興味のない話だった場合でも、そっけない返事をせず、興味を持って相手の話を最後まで聴くことを心がけましょう。

社内でコミュニケーションを取ることがなぜ大切で・重要なのか？

社内のコミュニケーションは仕事を円滑に進めるためだけでなく、次のような効果をもたらします。コミュニケーションの重要性を知ることで、より働きやすい職場を作ることも可能です。

仕事のミスが減る

書類やチャットだけでやり取りするのではなく、実際に相手とコミュニケーションを取ることでミスを減らすことができます。また、チーム内の進捗状況がすぐにわかるので、滞っている部分や困っている人をすぐにカバーすることも可能です。

認識の相違をなくす

チーム内に限らず、他の部署とコミュニケーションを取っていると、情報が共有できることで双方の認識の相違がなくなります。結果的に生産性の向上に繋がり、社内にとって良い効果をもたらすでしょう。

社員のモチベーション向上

「意見を言っても取り合ってくれない」という環境は、社員のモチベーションを下げる大きな要因です。一方、コミュニケーションが活発な組織は、不満や要望などの意見が言いやすい環境になり、結果的に社員のモチベーション向上に繋がります。社員が生き生きと仕事ができることから、社員の定着率が向上する効果も期待できるでしょう。

コミュニケーションを取る上で意識したいポイント

コミュニケーションを上手く取る方法について解説しましたが、個人の努力だけでなく、コミュニケーションが取りやすくなる環境を整えることも重要です。そこで、話しやすい環境を作るためには、以下のポイントを実践しましょう。

相手に対して興味や関心があることを示す

自分に興味を持ってくれていると感じると、人は誰でも嬉しさや心地よさを感じます。つまり、コミュニケーションを取る相手に興味や関心があることを、「相手に示すこと」が重要です。

そのためには、相手の話をしっかり聴くことと、質問をして話を引き出すことがポイントです。「話を聴いてくれる人」という印象を持たれると、相手側が自分に対して興味を持ち始め、コミュニケーションがより密になる効果を生みだします。

誠実で好印象をあたえるよう意識する

相手に興味と関心を持つだけでなく、誠実で好印象を持たれるように自分自身が意識することも大切です。好印象を持たれるには、「笑顔で明るく接する・穏やかで物腰の柔らかい雰囲気・なるべく相手の目を見て話す」という3つのポイントがあります。

 

これらのポイントを心掛けることで、相手の緊張や警戒心が解け、コミュニケーションが円滑になるでしょう。ただし、目をじっと見ることは敬遠されるケースもあるので、たまにアイコンタクトを取るくらいの頻度に留めることもポイントです。

職場以外でコミュニケーションを取る

オフィスや会議室でのコミュニケーションも必要ですが、「職場にいると本音を言いにくい」と感じるケースも少なくありません。特に、上司と部下のコミュニケーションを深くするためには、カフェやランチ、飲みの席といった職場以外の場所が効果を発揮します。

 

職場以外のコミュニケーションでは、仕事内容の話だけではなく、何気ない雑談や仕事の悩みといった会話をすることがポイントです。「相談しやすい上司」という印象を部下に与えられる上に、上司と部下の信頼関係を築く良いきっかけとなります。また、社内でのコミュニケーションもしやすくなり、結果的に仕事においても良い効果をもたらすでしょう。

まとめ

社内のコミュニケーションが取れていると、生産性の向上、社員のモチベーションや定着率などの効果をもたらします。一方、コミュニケーションが希薄な組織はこれと真逆の状況になるリスクが考えられることから、社内のコミュニケーションの重要性が理解できるでしょう。コミュニケーションが苦手な方は、効果的な会話術を積極的に取り入れることが大切です。また、会話術だけでなく、コミュニケーションが取りやすくなる環境を作ることを意識すれば、社内とプライベートを含めた人間関係も円滑になるでしょう。

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