業務をする際には、上司とコミュニケーションを取る必要がありますが、コミュニケーションの取り方がわからない、うまくコミュニケーションを取れずに悩んでいるという人も多いのではないでしょうか。上司とのコミュニケーションの取り方については、業務を円滑に進めることにもつながる重要なポイントです。
そこで本記事では、上司とコミュニケーションを取るべき理由や、コミュニケーションの取り方を詳しく解説します。
なぜ上司とのコミュニケーションが重要なのか？
業務を進めるうえで上司とのコミュニケーションは欠かせないものであり、会話をとおして関係を築くことが非常に重要です。どのような点からコミュニケーションが重要だといえるのか、2つの観点から解説します。
生産性の向上
上司とコミュニケーションを取ることで、上司へ業務の報告や連絡、相談をスムーズに行うことができるようになります。上司との間で報告・連絡・相談ができれば、上司からの的確なアドバイスなどを参考にして、作業時間を削減したり、仕事のミスやトラブルを防止したりできるため、仕事の効率が上がり、生産性を向上させることができます。
また、「生産性が向上して効率良く業務を終わらせた」という日々の実績は、仕事に対する自信やモチベーションもアップし、さらなる生産性の向上へとつながります。
職場の雰囲気が良くなる
上司と密にコミュニケーションを取ることで、お互いに精神的なストレスが軽減され職場の雰囲気が良くなることもメリットです。部下から上司への相談によって仕事を円滑に進められるのはもちろんのこと、上司としても部下から寄せられる相談などをとおして、部下の立場で考えられるようになり、業務のサポートを円滑に進めることができます。それによって職場全体の雰囲気が良くなり、信頼関係を構築しやすくなります。
上司とのコミュニケーションがうまくいかない4つの理由
上司とのコミュニケーションがうまくいかないと感じている場合は、上司とうまくコミュニケーションを取れない理由を明確にして、適した対処法を実践することが大切です。
そこで、ここでは上司とのコミュニケーションがうまく取れない理由を4つご紹介します。
世代の違い
上司が自分の両親と同世代、もしくは両親よりも年上というケースも多いでしょう。家族であれば共通の話題を見つけやすいのですが、他人であり上司ともなれば、世代に違いがあるため、共通の話題を探すのは難しいものです。
上司が歩み寄ってコミュニケーションを取ってくれたとしても、ジェネレーションギャップがあり会話が続かないことも少なくありません。
経験や知識の違い
上司は社会人としてさまざまな経験を積んでおり、人生経験も豊富です。
これまでの経験や知識の差によって、業務の進め方や仕事に対しての考え方が異なり、コミュニケーションの取り方がわからなくなることもあるでしょう。
言葉選び
業務を進めるうえで、真剣に仕事と向き合うからこそ感情的になることがあります。上司が感情的になって叱責したり、部下が感情的になって失礼な態度を取ったりすると、関係が悪化しがちです。
コミュニケーションを取れれば、謝罪や言葉選びを誤ったことを伝えられますが、日頃からコミュニケーションが取れていないと、関係がぎくしゃくしたままになってしまいます。
相手の話を素直に聞けていない
相手に業務の報告をする際に、自分のスケジュールを優先したり、自分が伝えたいことだけを一方的に話したりするだけで、会話をしないケースがあります。上司や部下が話をしていても「上司の言うことだから」「部下が言うことだから」という理由で素直に聞けていないケースも多いようです。
上司とのコミュニケーションの取り方5選
上司と円滑にコミュニケーションを取るための方法・対処法をご紹介します。
お互いの視点になって考えてみる
考えていることや価値観は一人ひとり異なります。そのため、相手のことを理解するためにも、上司や部下がお互いの視点で考えることが大切です。
例えば、業務を依頼する際やミスが発覚した際、会議をする際など、あらゆる場面でお互いの立場で考えてみます。「自分が部下だったらどう考えるか」、「自分が上司だったらどうするか」と考えましょう。
そうすれば、上司や部下が何を考えているかを理解しやすくなり、コミュニケーションの取り方のヒントが見つかる可能性が高くなります。
挨拶や感謝の言葉を大切にする
挨拶や感謝の言葉は、相手の目を見てしっかり伝えることが重要です。毎日必ず行う挨拶も、笑顔で目を見て伝えればコミュニケーションを取るきっかけになるかもしれません。
もしも関係が悪化している、コミュニケーションを取りたい気持ちはあるがきっかけがないという場合、挨拶や感謝の言葉を意識して伝えることで、わだかまりが解ける可能性があります。
アドバイス を求める
上司にアドバイスを求め、部下がアドバイスに基づいて業務を進めることで信頼関係を築けます。上司も部下の意見を素直に聞くようになるでしょう。
上司の話を素直に聞く・受け入れる
自分のスキルアップになるようなアドバイスや意見を素直に聞き入れることで、上司が積極的にアドバイスをしてくれるようになるでしょう。問題点への指摘は素直に聞いて、指摘されたことを改善することが大切です。
プライベートな話も取り入れる
休憩や移動の時間でプライベートな話をすれば、上司の価値観を知ることにつながります。
また、業務に関することではなく、お互いのプライベートなことを話すために食事の席を設ける方法も有効です。プライベートな話をする際には、上司の話を聞くだけではなく、自分について知ってもらうことも意識しましょう。
まとめ
上司とコミュニケーションを取ることは、良い雰囲気のなかで仕事ができるようになったり、仕事を円滑に進められるようになったりするだけではなく、企業の成長はもちろんのこと、自身の成長にとっても重要であるといえます。
上司とのコミュニケーションを円滑にするためには、歩み寄ることが大切です。もし上司とコミュニケーションがうまく取れない状態であれば、その理由を考え、状況に適した対処法を実践して、上司とコミュニケーションを図るようにしましょう。
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